088 - 120 34 00

Opletten met nieuwe Code Reclame via E-mail

E-mail E-mail Marketeers en verzenders van e-mail vanuit zakelijk oogpunt opgelet! Vanaf 1 januari 2012 is de nieuwe ‘Code Reclame via E-mail’ van kracht en dien je deze nieuwe regelgeving na te leven. Maar wat gaat dit nou inhouden voor jouw e-mailcampagnes?

In deze regelgeving zijn een aantal rollen onder te verdelen:
– Adverteerder: De opdrachtgever voor verzending van reclame via e-mail;
– Geadresseerde: Persoon naar wiens e-mailadres reclame wordt verzonden;
– Bestandseigenaar: Partij met zeggenschap over databank met e-mailadressen;
– Verspreider: Persoon die de mailing daadwerkelijk verstuurd;
– Label: Merk en/of bedrijfsnaam van de bestandseigenaar.
Hierin zijn ook combinaties mogelijk. Als je bijvoorbeeld als bedrijf naar uw eigen e-mailadressenbestand een e-mail verstuurd, ben je voor die mailing zowel bestandseigenaar als adverteerder.

Wat natuurlijk een al langer geldende eis was, is dat de geadresseerden zelf middels een opt-in (voorafgaande toestemming) akkoord moeten geven voor het toezenden van (reclame via) e-mail. Het is lastig om de vinger te leggen op wat nou exact reclame via e-mail is. Een aanbieding uiteraard wel, maar een serviceherinnering of onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek bijvoorbeeld weer niet. En reclame in een nieuwsbrief waarvoor je jezelf hebt aangemeld is ook reclame via e-mail. Het is dan wel een gewenste mail, maar de reclame blijft ongewenst.

Mijn advies is dan ook om gewoon bij alle mailingen die je doet de regels in acht te nemen, dan zit je altijd goed. Let in ieder geval na 1 januari 2012 op de volgende punten: Zorg voor een transparant aanmeldingsproces

Zorg dat tijdens het aanmeldingsproces aan de geadresseerde wordt duidelijk gemaakt:
– De verzendfrequentie van de e-mail waarvoor wordt aangemeld;
– Wat de inhoud van de e-mail betreft;
– Identiteit van de bestandseigenaar;
– De reden van opslaan van het e-mailadres.
(Bijvoorbeeld: ‘Schrijf u in voor de nieuwsbrief van Bedrijfsnaam en ontvang maandelijks ons laatste nieuws en informatie over onze diensten’).

Zorg dat je zelf herkenbaar en bereikbaar blijft
– De bestandseigenaar moet duidelijke herkenbaar zijn (door bijvoorbeeld lay-out);
– Contactgegevens van de bestandseigenaar moeten eenvoudig te vinden zijn;
– Betreffende label van de bestandseigenaar in ‘Van’- veld van de e-mail;
– Bestaand, werkend e-mailadres in ‘Reply-To’-veld.
(Een noreply-adres mag dus nog wel, maar dit mag geen niet werkend, ongecontroleerd e-mailadres meer zijn. Beter is om iets als info@bedrijfsnaam.nl of nieuwsbrief@bedrijfsnaam.nl te hanteren. Een noreply-adres staat namelijk erg afstandelijk en ongeïnteresseerd richting de geadresseerden).

Maak duidelijk waarom de e-mail is verstuurd
– In de e-mail moet duidelijk naar voren komen wie de e-mail heeft gestuurd en waarom;
– De geadresseerde moet dit eenvoudig kunnen terugvinden.
(Bijvoorbeeld: ‘U ontvangt deze e-mail omdat u bent ingeschreven voor de nieuwsbrief van Bedrijfsnaam’ of ‘U ontvangt deze service herinnering omdat u een jaar geleden bij ons een waterbed heeft aangeschaft.’)

De geadresseerde moet zich eenvoudig kunnen afmelden op aanmeldniveau
– In elke e-mail die je stuurt moet verplicht een afmeldlink zijn opgenomen;
– De geadresseerde moet zich per direct, kosteloos en elektronisch kunnen afmelden;
– De geadresseerde moet zich kunnen afmelden op het niveau van aanmelding.
(Als uw bedrijf meerdere labels voert, moet de geadresseerde zich op het label kunnen afmelden waarvoor deze zich heeft aangemeld).

Eisen aan eventuele bijlagen
– De eventuele bijlagen mogen samen niet groter zijn dan 150 kB;
– Links naar bestanden moeten voorzien zijn van info over bestandsgrootte;
– Links naar bestanden moeten voorzien zijn van info over bestandstype.
(Beter is om links naar bestanden te gebruiken en helemaal geen bijlages te gebruiken gezien dit vaak geweerd wordt door spamfilters. Daarnaast is het ook niet erg vriendelijk om in de toekomst bijlagen te sturen via e-mail welke geopend wordt op mobiele telefoons, gezien het duurder worden van de internetkosten op je telefoon).

Tell-a-friend mails op naam van initiatiefnemer
Bij een tell-a-friend mailing moet tevens:
– De naam van de persoon die heeft doorgestuurd in het ‘Van’-veld staan;
– Het e-mailadres van de persoon die heeft doorgestuurd in het ‘Reply-To’-veld staan.
(Zo kan je eenvoudig degene aanspreken die je e-mailadres ergens heeft ingevuld als je hier niet van gediend bent).

Zorg dus dat je voor 1 januari 2012 deze zaken op orde hebt of hier hulp bij inschakelt. Het is namelijk zo dat deze nieuwe regels ook zijn ingebracht bij de Reclame Code Commissie, waardoor deze regels voor iedereen gelden en niet enkel voor leden van de betrokken organisaties. Zowel de Reclame Code Commissie als de OPTA gaan toezien op het naleven van deze code, om zo nog beter de overtreders aan te kunnen pakken. Op die manier werken alle betrokken partijen samen richting een schonere e-mailbranche.

Wil je jouw online marketing samen met ons naar een hoger niveau tillen? Laat dan je gegevens achter, dan nemen wij contact met je op!

onze partners